De Vraag:
De Nederlandse privacywetgeving, de AVG, kent vele verplichtingen voor organisaties om de rechten en vrijheden van betrokkenen te beschermen. Deze verplichtingen moeten echter door de medewerkers van die organisaties uitgevoerd worden. Om de privacy van betrokkenen te waarborgen hebbend de medewerkers kennis en kunde over de AVG nodig. Daarvoor is bewustwording van de medewerkers cruciaal. Maar hoe maak je medewerkers nu daadwerkelijk alerter? Welke bewustwordingsmethodes zijn nu écht effectief? Hieronder staan praktische tips om medewerkers direct bewuster te maken.
De Uitdaging:
Bewustwording is dé manier om medewerkers op de hoogte te brengen van de nieuwe werkwijzen op het gebied van privacy. De veranderingen, die de AVG teweeg brengt, kunnen door bewustwording beter geïmplementeerd worden in de bedrijfscultuur, waardoor de bescherming van de privacy beter gewaarborgd blijft. Het is daarbij wel lastig om dit op een effectieve en efficiënte wijze te vervullen. Want hoe krijg je nu de AVG tussen de oren van de medewerkers? Wie zijn er verantwoordelijk voor de bewustwording? Waar moet een organisatie alert op zijn bij het bewustmaken van haar medewerkers?
De Oplossing:
Bewust zijn creëren is geen makkelijke taak. Toch zijn er genoeg mogelijkheden waaruit gekozen kan worden bij het alerter maken van medewerkers. Hieronder staan enkele tips beschreven, die helpen bij het doelbewust aanpakken van de bewustwording.
- Herhaal campagnes regelmatig. Zorg ervoor dat medewerkers niet overspoeld worden door bewustwordingscampagnes, maar herhaal een campagne periodiek, zodat de kennis en alertheid op peil blijft;
- Maak gebruik van de Functionaris Gegevensbescherming. De FG heeft op grond van de AVG de taak om medewerkers bewust te maken door hen op te leiden en te adviseren;
- Gebruik beproefde methoden om kennis over te dragen. Denk hierbij aan presentaties en trainingen, maar ook posters en flyers zorgen voor visuele herinnering aan de bewustwording;
- Sta open voor nieuwe, technologische methoden. E-learningmodules en mobiele applicaties kunnen medewerkers op een interactieve wijze bewuster en alerter maken;
- Ga in gesprek met de medewerkers. Het klinkt heel simpel, maar medewerkers maken vaak zelf de meeste fouten door onoplettendheid of onzorgvuldigheid. Door met medewerkers te overleggen en bewustwordingssessies te houden ga je dit effectief tegen en leer je valkuilen in de organisatie herkennen;
- Maak gebruik van ludieke acties om medewerkers sneller bewust te maken. Phishingmail-acties, privacytestjes of -spellen, mystery guests of andere speciale acties zullen zeker voor discussies zorgen onder de medewerkers, wat de alertheid stimuleert.
- Meet de resultaten van de bewustwording en pas de plannen daarop aan. Om overtuigd te zijn van de werking van de bewustwording en om de bewustwording te verantwoorden is het handig als de resultaten regelmatig bijgehouden worden.
